Presupuesto de grupo

Otra vez caigo por aquí para compartir dos nuevos "inventos" que he desarrollado por necesidad. En esta entrada detallaré el primero.

Con motivo del viaje de fin de carrera nos surgió la necesidad de crear algún programa o tabla con el que llevar las cuentas. De viajes anteriores en grupo conocía la dificultad de esta tarea: Entre gastos que solo afectan a una parte del grupo, un momento en el que no se dispone de bote y alguien lo adelanta, o sencillamente alguien compra algo para el grupo, o una parte de este. Para solucionar el inconveniente diseñé una tabla de excel que se encarga de realizar los cálculos y ofrecer la información adecuada, esto es, cuanto ha de pagar/cobrar cada uno. A continuación explicaré como está construido y como utilizarlo. La plantilla se encuentra al final.

Para comenzar creamos distintas hojas: una principal donde aparecerá el resumen de las cuentas, una donde se detallarán los gastos, una por cada miembro del grupo, y por último una donde se realizarán los cálculos.

• Hoja principal: Esta hoja contiene únicamente fórmulas, por lo que no precisa de introducir ningún dato en ella. Tiene tres filas y una columna por cada miembro del grupo, más una columna donde se reflejarán las cantidades totales. Las filas serán: "Pagado", que reflejará la suma de las cantidades pagadas por ese miembro; "A pagar", indica la cantidad que ese miembro debe pagar, independientemente de lo que ya haya pagado; y por último, "Por Pagar" contiene la diferencia entre las dos filas anteriores, esto es, indica la cantidad que el miembro debe aportar al bote de grupo.

• Hoja de gastos: Cada fila contiene un gasto. De esta hoja lo más importante es la columna "Grupo", en la cual se debe introducir los miembros del grupo que participan en ese gasto. Para indicarlo asignaremos a cada miembro un número, e introduciremos en esta celda el número de cada miembro del grupo que participa en el gasto. De esta manera, un gasto que afecte a los tres primeros miembros (miembros 1, 2 y 3), supondrá que en la columna "Grupo" introduciremos '123'. Por ejemplo, en la siguiente imagen podemos ver como la fila 12 corresponde a un gasto efectuado el día 27 de enero, con el concepto indicado, y cuyo coste total fue de 12.40€ , sin embargo este gasto no se debe repartir a partes iguales sobre todo el grupo pues el miembro 5 no participó en él (en la pestaña grupo se indica que son los miembros 123467 los que participan en el gasto).

• Hoja de cada miembro: Se introducirán las cantidades pagadas por cada miembro. Se puede dejar un hueco para el concepto, fecha, o lo que se considere para que quede ordenado y distinguir unos ingresos de otros.

• Hoja de cálculos: 

El cálculo se realiza sobre los datos de la hoja de gastos, dividiendo la cantidad gastada entre el número de miembros, y asignándole a cada miembro involucrado en el gasto esta cantidad. Para saber el numero de miembros involucradas en el gasto se emplea la función "LONGITUD()" sobre la celda "Grupo" (en google docs función LEN()). Una vez conocida esta cantidad solo queda determinar cuales son los miembros involucrados, para lo cual se emplea la función "ENCONTRAR()" (en google docs funcion FIND()), configurada para buscar el número del miembro correspondiente. De encontrarlo devolverá el valor lógico TRUE, es decir, valor 1 en código binario ( 1 TRUE, 0 FALSE). Multiplicando la cantidad a pagar por cada miembro, por este valor lógico, conseguimos asociar a dicha cantidad la condición de participar o no en el gasto. Por último, la suma de esta columna rellena la celda "A PAGAR" de la hoja "Presupuesto".

A continuación os dejo la plantilla preparada para un grupo de 7 miembros. Con esta descripción de como se ha hecho la tabla no tendréis problema para ajustarla a vuestro grupo particular, seáis los que seáis.

PLANTILLA